Tener bajo tu responsabilidad legal la administración de un condominio puede ser una tarea complicada o fácil. Depende de las herramientas y la organización que apliques. Por esto te compartimos estos 5 tipos de reportes que son esenciales para administrar un condominio.

Por esto, es esencial utilizar un método apropiado para tener control absoluto de todo lo que se mueve en tu condominio.

Una de las prácticas imprescindibles es tener al día todo tipo de reportes. Si te cuesta llevar un control digital y piensas “¿Llevar tantos excels al día, actualizar manualmente los datos y encima tener que crear cálculos? Demasiado agobiante para mi.” Pues para eso existen herramientas que te facilitan la vida ya que recogen los datos necesarios para poder administrar correctamente un Condominio, crear los cálculos por ti y tenerlos disponibles en cualquier dispositivo gracias al acceso de tu información en la nube.

Entonces, ya que tenemos la vida más cómoda y conocemos la importancia de los reportes en la administración de un condominio, ahora solo nos falta asegurarnos del tipo de reportes que necesitamos:

1. Reporte de Proveedores

Nos puede parecer básico e incluso no tan necesario, dependiendo de la cantidad de proveedores que tengamos. Pero la realidad es que nuestra memoria es traicionera y confiar en nuestras habilidades manuales tampoco es de fiar. Llevar un control directo y en vivo de los proveedores que utilizas; nombre de contactos, teléfonos y direcciones; te puede salvar la vida y facilitar tu día a día, además de mejorar la eficiencia interna y externa de tu empresa o condominio.

2. Reporte de Cuentas por Pagar 

También suena básico e imprescindible pero en la administración de un condominio pueden haber múltiple tipos de pagos. Aquí es vital que tengamos control absoluto de las cuentas por pagar, diferenciadas por pagos fijos (mensuales, quincenales o anuales) y de los pagos independientes (por asuntos concretos).

3. Reporte de Ingresos

Tal vez este sea uno de los reportes que nuestra memoria sepa llevar por sísi sola. Este es, sino el más, uno de los más importantes reportes de toda nuestra administración, pues de ello depende el resto. Por lo que no es necesario dar muchas explicaciones de por qué entra en nuestro top 5. Sin embargo muchas veces nos entran los ingresos y no llevamos control de por qué y a dónde se fue, así que es relevante llevar un reporte que identifique el tipo de ingreso, empresa de origen, la cuenta bancaria y el motivo del mismo.

4. Reporte de gastos

De la mano con nuestro reporte de ingresos, entra el de gastos. Aquí debemos tener bien identificado nuestros gastos fijos y variables. Siendo imprescindible que diferenciemos los gastos por razón, por frecuencia, por fecha, por cuenta a descontar el pago y finalmente por usuario final (hacia quién va dirigido). Llevar control de lo que entra y a dónde va debe ser el pan de cada día. Para ello necesitamos herramientas que nos hagan realizar eficientemente estas tareas.

5. Reporte de actividades

Antes, un condominio contaba con parqueos, áreas comunes como un gazebo o un jardín y como mucho, azoteas compartidas. Pero hoy en día ya contamos con piscinas, gimnasios y lobbies; lo que hace necesario llevar control del uso de las mismas. Además de que ya no son 3 o 4, sino hasta 15 niveles como poco. Así que la cantidad de inquilinos también ha incrementado considerablemente. Por esta razón se nos hace vital llevar también un reporte de las actividades, fechas y reservas que se llevarán a cabo en estas áreas.

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