Cada día aumenta la cantidad de condominios que se construyen y, por ende, el número de personas y empresas que se dedican a la administración de los mismos.
Para llevar a cabo una eficiente labor de administrar condominios, son muchos los aspectos a tener en cuenta, debido a que es una gestión en la que se administran recursos de terceros.
Hoy te mostramos 10 recomendaciones que consideramos que pueden ayudarte a desempeñar una excelente labor, y te exhortamos a que sigas investigando y aprendiendo.

1. Reglamentos y Estatutos

Esta es la columna vertebral del condominio. En estos documentos se encuentran las normas y reglamentos para convivir en condominio, así como los derechos de cada uno de los propietarios y residentes.
El administrador del condominio debe cerciorarse de se cumplan las normativas sin excepción. La mejor forma de lograrlo, es conociendo en su totalidad todos los aspectos de la Ley 5038 sobre Condominios (LDC) que publica la Dirección General de Impuestos Internos de la República Dominicana (DGII)

• En la LDC se desglosan todos los aspectos legales del condominio, incluyendo los requisitos y procedimientos para elegir al presidente de la comunidad o administrador, número de votos requeridos para la toma de decisiones, prohibiciones, etc.
• El Documento de Condominio forma parte de la LDC, y regula la división de los elementos comunes del inmueble. Por ejemplo, cuáles son las áreas comunes y quiénes las pueden utilizar, o la repartición de puestos de estacionamientos y maleteros. Si eres administrador del lugar en donde resides, es imprescindible que seas un vecino ejemplar. Debes cumplir al pie de la letra con los reglamentos y estatutos.

2. Asambleas

Una asamblea es el instrumento utilizado para formalizar las decisiones. Estas deben realizarse periódicamente para mantener una administración transparente, y en casos puntuales para tratar asuntos que requieran de la aprobación de los copropietarios.
En las asambleas debe asistir la junta de condominio, un propietario por casa/apartamento, y el administrador.
Como administrador, es importante que sigas varias pautas para lograr una asamblea de éxito:

• Asegúrate de que todos los vecinos sean informados con anticipación. Las circulares son un método tradicional para convocar asambleas.
• Elabora una lista de asistencia, en donde cada habitante coloque su nombre, apellido, número de apartamento o casa, y firma. Te servirá como constancia de quiénes asistieron a la asamblea y quiénes no.
• Es obligatorio que se redacte un acta de cada asamblea que deberá adherirse al Libro de Asamblea de Propietarios. Las actas son documentos que informan todo lo ocurrido en la reunión, incluyendo las opiniones y preguntas de cada vecino.
• Otra forma de documentar la asamblea es utilizando una cámara de grabación. Si los vecinos lo permiten, puedes optar por este método.
• Si es posible, te recomendamos que cuentes con el apoyo de uno o más asistentes. Estos se encargarán de redactar el acta, recibir a los propietarios del inmueble, etc.
• Organiza los puntos del día para que se discutan por orden. También puedes informar con anticipación a cada propietario sobre estos puntos en las circulares.
• Por último, debes trabajar en tu actitud. Es muy aconsejable que seas puntual, muestres liderazgo y autoridad, y te mantengas calmado en caso de conflictos o sabotajes.

3. Presupuesto

Los gastos comunes del inmueble deben ser pagados por los copropietarios a través de la cuota mensual del condominio, también llamada cuota ordinaria.
Estos son algunos de los gastos que requiere un inmueble:

• Limpieza y recolecta de basura
• Gas
• Vigilancia
• Sueldo y beneficios del conserje y demás empleados, incluyendo pago de vacaciones y días feriados, horas nocturnas, horas extras, entre otros.
• Jardinería
• Gastos de agua, luz y otros servicios en las zonas comunes

Lo más recomendable, es realizar un presupuesto anual promedio de todos los gastos para dividirlo entre el número de propietarios, y luego repartirlo en 12 cuotas. También es necesario que a estas cuotas se le agregue un pequeño porcentaje de más que permanecerá en la cuenta bancaria de la comunidad. Este dinero será utilizado en caso de cualquier emergencia con respecto al edificio, y para cubrir los retrasos de pagos de algunos residentes.

4. Control de Ingresos y Gastos

No sólo basta con tener un presupuesto que funcione para administrar condominios, sino que también es necesario emplear una estrategia para controlar que éste se cumpla.

• Establece un presupuesto mensual, además del anual. Por su puesto, los ingresos deben superar los gastos en cada mes.
• Todas las entradas y salidas de dinero deben ser registradas en un libro de contabilidad, incluyendo los gastos más mínimos. Esto es importante porque te ayudará a llevar un mejor control, además de que servirá como respaldo si surge cualquier inconveniente. Preferiblemente, los libros de contabilidad y seguimiento de gastos deben ser llevados por una sola persona.
• Haz un informe de gastos al final de cada mes y realiza una comparación con los últimos 3 meses.
• Exige factura a todos los proveedores externos, como el servicio de gas o de luz.
• Determina un día de pago para cada uno de los gastos mensuales y cumple a tiempo con el mismo cada mes.
• En caso de que el número de vecinos morosos sea demasiado grande, o en situaciones de emergencia, se deberá realizar un ajuste en el presupuesto o convocar a una asamblea para aprobar una cuota extraordinaria.

5. Presentación de resultados mensuales

El administrador debe presentar mensualmente a la junta de condominio un reporte sobre su gestión. Éste debe incluir los ingresos y gastos del mes, las medidas que fueron tomadas en cada situación, así como los estados bancarios de la cuenta de la comunidad.

Los resultados mensuales son uno de los aspectos más importantes en el trabajo de un administrador, ya que por medio de estos puede mostrarles a sus clientes si está o no haciendo un buen trabajo en su comunidad.

Es imprescindible que siempre mantengas la transparencia en todos los procesos para generar la confianza de los propietarios, y así podrán estar al tanto de todo lo que pasa en su comunidad. También te aconsejamos que seas muy creativo a la hora de presentar tus resultados. Esto te ayudará a mantener a tus clientes interesados en tus servicios.

6. Cuotas extraordinarias

Como mencionamos anteriormente, las cuotas extraordinarias surgen cuando los gastos exceden el presupuesto. Esto se debe a imprevistos, exceso de retrasos en los pagos de las cuotas ordinarias, o por acuerdo de la mayoría de los vecinos para realizar una mejora en el edificio.

En estos casos, se realiza el presupuesto sobre el gasto que se debe realizar y se divide entre todas las propiedades. De acuerdo al monto y a lo que se haya establecido en la asamblea, esta cuota deberá ser pagada en un solo mes o dividida entre varios.

Si el inmueble que administras cuenta con vecinos morosos, es prioridad persuadir a los mismos para que realicen el pago de las cuotas atrasadas. Es posible que el incumplimiento del pago se deba a razones económicas, por lo que se puede acordar un convenio de pago con cada uno de ellos para solventar el problema.

Los imprevistos o cuotas extraordinarias aprobadas por la mayoría, son mucho más fáciles de llevar. Debes asegurarte de que, al convocar la asamblea para discutir los términos de la derrama, hayas avisado a todos los vecinos.

Por otro lado, asegúrate de explicar todos los detalles durante la asamblea. Presenta varios presupuestos, y expone los pros y contras de cada uno para ayudar a que los copropietarios tomen la mejor decisión.

7. Medidas de Seguridad

El administrador puede tener funciones en la seguridad si lo amerita. Dependiendo del edificio, la ubicación, el tamaño, y el número de apartamentos o casas, será necesario tomar algunas precauciones y medidas.

Por ejemplo, en un edificio con pocos habitantes puede requerir de un solo vigilante por jornada, mientras que un condominio de varias torres y más de 50 apartamentos, necesita contar con mayor seguridad, como cámaras grabando las 24 horas del día, personal de vigilancia más extenso, etc.

Como administrador, deberás velar porque se cumplan las medidas mínimas de seguridad y encargarte de monitorear la labor del personal.

Si ves que en la comunidad algo no anda bien, debes plantear a los vecinos la situación, exponer los riesgos y presentar sugerencias y presupuestos. Te recomendamos utilizar la subcontratación de empresas dedicadas a la seguridad con años de experiencia y los recursos e instrumentos adecuados. No debes recortar el presupuesto de seguridad. Hazle saber a tus clientes su importancia.

8. Uso de Área Común

En el primer punto mencionábamos que la repartición y uso de las áreas comunes se encontraban reglamentadas en el Documento de Condominio. Un administrador debe tener claro cuáles son los beneficios de cada habitante y cómo es la separación de estos elementos en el inmueble.

En primer lugar, el administrador se encargará de que cada propietario respete sus límites y no acceda a áreas que no le corresponde. Por otro lado, también se debe cerciorar de que se cumplan las normas del área especificadas en el documento, como no visitar el ático después de las 10 de la noche, o no correr en el lobby.

Te recomendamos que coloques una cartelera informativa que vaya con la decoración del edificio, en donde publicarás las normas de cada área común. También es importante que sólo los conserjes y el propietario a quien le corresponda tengan las llaves de determinados lugares. Por ejemplo, los maleteros individuales o la llave del ascensor para subir pent-house.

9. Manejo de Conflictos

La habilidad de manejar diferentes conflictos a la hora de administrar condominios es imprescindible en un buen administrador. Éstas son situaciones que pueden surgir en cualquier momento y a las que indudablemente te enfrentarás. Podrías enfrentarte a morosidad persistente, incumplimiento de la Ley de Propiedad Horizontal, conflictos de convivencia entre vecinos, y muchos más.

• Lo primero que debes hacer, es conocer el problema: cómo surgió, quién lo ocasionó, dónde pasó, quiénes se vieron afectados, etc. Debes enterarte de todos los detalles para encontrar una solución.
• Como segundo paso, analiza las posibilidades y crea una estrategia que sea efectiva. Un ejemplo es lo que comentamos anteriormente sobre los vecinos morosos.
• Por último, deberás proceder. Reúnete con los afectados y plantea tus estrategias. Si hiciste bien el primer paso y conocías la situación de lleno, será mucho más fácil para ti encontrar una solución.

Otro tipo de situaciones, como conflictos con los proveedores, o el daño de algún elemento común, deberán ser manejadas de igual forma, analizando previamente y creando una estrategia efectiva.

Te recomendamos mantenerte calmado y ser muy respetuoso con cada uno de los involucrados.

10. Usa herramientas tecnológicas para administrar condominios

Hoy día la tecnología a avanzado mucho, por lo que también puede ser usada para administrar condominios.  En este sentido te recomendamos que uses aplicaciones y sistemas web que te faciliten tanto la comunicación como el control de ingresos y gastos del o los condominios que administres.

Para ello te proponemos que uses Kondominia, una solución web que te permite administrar uno o múltiples condominios al mismo tiempo.  Es muy fácil de usar y podrás acceder desde cualquier dispositivo.

Dentro de las funcionalidades que ofrece Kondominia podrás encontrar:

• Envío automático por correo electrónico tanto de las cuotas de mantenimiento mensual como de los recibos de pago a cada condómino.
• Calendario de Área Común
• Control de Ingresos y Gastos
• Manejo de Cuotas Extraordinarias
• Reportes varios

Te invitamos a registrarte gratis haciendo click aquí.